Serienbrief Erstellung

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Serienbrief in Word 2007 mit Daten aus Excel

Bevor Sie ein Seriendruckdokument anlegen, erstellen Sie eine Excel-Datei, die in Word als Seriendruckquelle dient. Diese Excel-Datei enthält Spaltenüberschriften und pro Zeile einen Datensatz. In Word legen Sie ebenfalls ein Dokument an, und zwar mit Seriendruckfeldern, wobei die Spaltenüberschriften der Datenquelle als Bezeichnungen der Seriendruckfelder dienen.

Dieses Dokument ist das Seriendruck-Hauptdokument, das als Vorlage gespeichert werden soll, um es nicht versehentlich zu überschreiben oder fälschlicherweise als Enddokument zu speichern.

Um das Hauptdokument vom Enddokument zu unterscheiden, benennt Word das Hauptdokument Dokument[n] und das Enddokument Serienbriefe[n],wobei [n] die fortlaufende Dokument- bzw. Serienbriefnummer ist.

Hauptdokument einrichten

  1. Wählen Sie die Registerkarte Sendungen.
  2. Klicken Sie Seriendruck starten, und wählen Sie einen Dokumenttyp zum Beispiel Briefe.
  3. Klicken Sie Empfänger auswählen, und wählen Sie Vorhandene Liste verwenden.Der Dialog Datenquelle auswählenöffnet sich
  4. Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Datenquelle, und klicken Sie Öffnen.Der Dialog Tabelle auswählen öffnet sich.
  5. Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Datenquelle, und klicken Sie Öffnen.Der Dialog Tabelle auswählen öffnet sich.
  6. Wählen Sie eine Tabelle und klicken Sie OK.
  7. Klicken Sie Seriendruckfeld einfügen.
  8. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder ein, und berücksichtigen Sie hierbei Leerzeichen und Zeilenabstände.
  9. Klicken Sie die „Microsoft Office“-Schaltfläche, und wählen Sie Speichern unter -> Word-Vorlage.Der Dialog Speichern unter öffnet sich.
  10. Navigieren Sie zu Ihrem Vorlagenordner, geben Sie einen Namen für die Vorlage ein, und klicken Sie Speichern.

Hauptdokument einrichten

  1. Klicken Sie die Microsoft Office-Startfläche, und wählen Sie Neu. Der Dialog Neues Dokument öffnet sich.
  2. Wählen Sie Ihre Vorlage, und klicken Sie Erstellen.
  3. Falls sich beim Erstellen des Dokuments ein Microsoft Office Word Dialog öffnet, klicken Sie Ja.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen die Option Fertig stellen und zusammenführen, und wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten.
  5. Wählen Sie Alle, um für jeden Datensatz einen Serienbrief auszugeben.
  6. Klicken Sie OK.

Serien-E-Mails mit MS Word erstellen und über Outlook versenden

Voraussetzungen Auf Ihrem Computer muss ein MAPI (Messaging Application Program Interface) - kompatibles E-Mail-Programm installiert sein, wie z. B. MS Outlook. Sie müssen dieselben Versionen von Outlook und Word verwenden, also z. B. MS Office Word 2007 in Verbindung mit MS Office Outlook 2007.

In der von Ihnen benutzten Datenquelle, z.B. den Outlook-Kontakten oder div. Listen (weiteres dazu unter Schritt 3), sollten die in den E-Mails verwendeten Felder richtig ausgefüllt sein. Mindestvoraussetzung ist natürlich, dass im Feld "E-Mail" (bzw. "EMAIL") die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist.

Ausschnitt aus Kontakten. Word und (!) Outlook sind gestartet. Schreiben Sie zunächst in Word die eigentliche Nachricht und fügen Sie ggf. Grafiken ein. Fahren Sie fort ...

bei Word 2003 mit "Extras" - "Briefe und Sendungen..." - "Serienbrieferstellung..." bzw. bei Word 2007/2010 wählen Sie "Sendungen" - "Seriendruck starten" - "Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen". Im Fenster rechts öffnet sich der Aufgabenbereich "E-Mail-Nachrichten". 1.eine Word Dokument öffnen und auf Sendungen klicken dann auf Empfänger auswählen vorhandene Liste verwenden 2. Information von der Excel Tabelle importieren . 3. wenn man alle benötigte Felde gefühlt hat, dann geht man auf die linke Seite und drückt auf Fertig stellen E-Mail Nachrichten sende dann wählt man Feld aus, zu denen die Emails geschickt wurden müssen. Dann auf Button OK klicken 4 . geht man auf sein Outlook Konto und klickt auf senden . Und so ist man schon fertig .