Word-Seriendruck für E-Mails

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Wichtig Vergewissern Sie sich, dass Outlook und Word dieselbe Version haben Der Seriendruckprozess umfasst die folgenden allgemeinen Schritte. Und wenngleich dies ein wenig kompliziert erscheint, ist das Ganze nach ein wenig Einrichtungsarbeit sehr einfach.

  1. Einrichten der E-Mail-Nachricht. In diesem Schritt öffnen Sie in Word entweder ein leeres oder bereits erstelltes Dokument und beginnen mit der Seriendruckfunktion des Prozesses.
  2. Verbinden der Nachricht mit Ihrer Adressliste. Word verwendet beim Seriendruck die Adressliste als Datenquelle. Hierbei handelt es sich um eine Datei mit den Adressen, an die die Nachrichten gesendet werden.
  3. Hinzufügen von Platzhaltern (so genannten Seriendruckfeldern) zum Dokument der E-Mail-Nachrichten. Beim Ausführen des Seriendrucks werden die Seriendruckfelder mit Daten aus der Adressliste aufgefüllt.
  4. Vorschau und Abschließen des Seriendrucks. Sie können die einzelnen Nachrichten vor dem Senden aller Nachrichten in einer Vorschau anzeigen.

Einrichten des Hauptdokuments der E-Mail-Nachricht

  1. Starten Sie Word, und erstellen Sie Ihre Nachricht in einem leeren Dokument. Sie können aber auch Word starten und dann ein bereits vorhandenes Dokument öffnen.
  2. Klicken Sie auf Sendungen > Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten.

Verbinden des E-Mail-Nachrichtendokuments mit Ihrer Adressliste Wenn Sie eine Adressliste verwenden möchten, die in einer Excel-Tabelle oder einer Access-Datenbank enthalten ist, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und wechseln Sie dann zu Ihrer Liste.

Hinzufügen von Platzhaltern (oder Feldern) zum Dokument der E-Mail-Nachrichten Nachdem Sie Ihr Dokument mit Ihrer Adressliste verbunden haben, geben Sie den Text der Nachricht ein.

Wenn Sie jede Nachricht personalisieren möchten, fügen Sie Seriendruckfelder aus Ihrer Datenquelle hinzu. Klicken Sie beispielsweise auf Sendungen > Felder schreiben und einfügen > Grußzeile, um eine Zeile mit dem Namen der jeweiligen Person hinzuzufügen. Das Feld Grußzeile einfügen wird geöffnet. Darin können Sie beispielsweise auswählen, ob Sie "Liebe(r)" oder "Sehr geehrte Frau" hinzufügen möchten und wie der Name der Person angezeigt werden soll. Word fügt einen Platzhalter für die Grußzeile ein und dann während des Seriendrucks den jeweiligen Namen hinzu.

Sie können auch andere Felder aus Ihrer Datenquelle hinzufügen, indem Sie auf Seriendruckfeld einfügen und das gewünschte Feld klicken. Anzeigen einer Vorschau und Abschließen des Seriendrucks

Nachdem Sie dem Hauptdokument der E-Mail-Nachricht Felder hinzugefügt haben, können Sie eine Vorschau der Seriendruckergebnisse anzeigen. Wenn diese Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Seriendruck abschließen.

Anzeigen einer Vorschau für den Seriendruck

Klicken Sie auf Seriendruck, und einige Gruppen weiter rechts wird Vorschau Ergebnisse angezeigt.

Fertigstellen des Seriendrucks und Senden der Nachrichten

Klicken Sie auf Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden.

Wählen Sie im Feld An den Namen der Spalte mit den E-Mail-Adressen in Ihrer Liste aus.

HINWEIS Word sendet an jede E-Mail-Adresse eine individuelle Nachricht. Sie können in der Zeile Cc oder Bcc keine anderen Empfänger hinzufügen. Außerdem können Sie der Seriendruck-E-Mail keine Anhänge hinzufügen.

Geben Sie im Feld Betreffzeile eine Betreffzeile für die Nachricht ein.

Klicken Sie im Feld E-Mail-Format auf HTML oder Nur Text, um das Dokument als Text der E-Mail-Nachricht zu senden.

WICHTIG : Wenn Sie das Dokument als E-Mail-Nachricht im Nur-Text-Format senden, enthält die E-Mail-Nachricht weder Textformatierungen noch Grafiken.